Arkivering

Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.

Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

7 kap. bokföringslagen
Vägledningen Bokföring 

Enligt 7 kap. 6 § bokföringslagen får räkenskapsinformation föras över från ett material (t.ex. papper) till ett annat (t.ex. ett maskinläsbart medium). Det är alltså möjligt att genom skanning överföra den i pappersform mottagna räkenskapsinformationen till elektronisk form. Den mottagna handlingen (pappersdokumentet) får dock förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Mer information om överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

7 kap. 6 § bokföringslagen
Vägledningen Bokföring 

Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den.

Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Vägledningen Bokföring 

Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform men det elektroniska dokumentet får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Bestämmelsen finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.

Mer information om överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

7 kap. 6 § bokföringslagen
Vägledningen Bokföring 

Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (eller för finansiella företag Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.

Verifikationer i pappersform får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige, t.ex. för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationerna har bokförts är avslutat. Under vissa förutsättningar får verifikationerna förvaras utomlands under tre månader. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.

Mer information om arkivering utomlands finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Vägledningen Bokföring 

Det är inte möjligt att svara generellt på den frågan. Om en följesedel ska ingå i en verifikation, och därmed sparas, beror på vad fakturan respektive följesedeln innehåller för information. Läs mer i kapitel 5 i BFN:s vägledning Bokföring.

Vägledningen Bokföring 

Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag och på anledningen till att bolaget upphört. Mer information finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.

Vägledningen Bokföring 

Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas.  Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering.  Du kan läsa mer i punkt 7.4 och kommentaren i BFN:s vägledning Bokföring.

Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan, innebär reglerna i bokföringslagen att även den ursprungliga pappersfakturan ska sparas i tre år. Pappersfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Företaget tar då inte emot fakturan i olika form utan överför den till annan form. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen. 


Vägledningen Bokföring 

 

Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas. Du kan läsa mer i punkt 7.4 och kommentaren i BFN:s vägledning Bokföring.

Om företaget däremot först tar emot kvittot i pappersform och sedan fotograferar kvittot, innebär reglerna i bokföringslagen att även det ursprungliga papperskvittot ska sparas i tre år. Papperskvittot får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Företaget tar då inte emot kvittot i olika form utan överför det till annan form. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen. 


Vägledningen Bokföring