Denna webbplats använder kakor så att vi kan ge dig bästa möjliga användarupplevelsen. Information om kakor lagras i din webbläsare och utför funktioner som att känna igen dig när du återvänder till vår webbplats och hjälpa vårt team att förstå vilka delar av webbplatsen du tycker är mest intressanta och användbara.
Hur länge måste räkenskapsinformation sparas?
Räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär för ett företag med räkenskapsår 1/7-30/6 att räkenskapsinformationen måste sparas i 7 år och 6 månader. Bestämmelser om hur lång tid bokföringen måste sparas finns i 7 kap. bokföringslagen.
Mer information om vad räkenskapsinformation är och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Får jag kasta ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?
Papperskvittot får kastas om fotograferingen eller skanningen (överföringen) inte innebär risk för att uppgifterna på kvittot (räkenskapsinformationen) förändras eller försvinner.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Mer information om överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
I vilken form och vilket format ska kvitton sparas när anställda gör utlägg för företagets räkning?
Ett inköp som en anställd gör för företagets räkning är en affärshändelse i företaget. Det gäller oavsett om den anställde betalar med företagets pengar/kort eller med egna pengar eller ett kort som denne är betalningsskyldig för. Det kvitto (verifikation) som den anställde tar emot är företagets och ska hanteras på samma sätt som om företaget självt gjort inköpet.
Är kvittot digitalt, ska företaget spara det i det elektroniska format kvittot hade när det togs emot av den anställde.
Se vidare frågorna
- Får jag kasta ett mottaget papperskvitto när jag fotograferat eller skannat det?
- Vårt företag har fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?
Se även BFN:s brevsvar om verifikationer när anställda betalar. Observera att lydelsen i 7 kap. 1 § bokföringslagen har ändrats efter det att brevsvaret beslutades.
Vårt företag har fått ett kvitto i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?
Om företaget tar emot kvittot i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas. Du kan läsa mer i punkt 7.4 och kommentaren i BFN:s vägledning Bokföring.
Om företaget däremot först tar emot kvittot i pappersform och sedan fotograferar papperskvittot, är det en överföring enligt reglerna i bokföringslagen. Företaget tar då inte emot kvittot i olika form utan överför det till annan form. Papperskvittot får kastas om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.
Får jag kasta en mottagen pappersfaktura som jag skannat och sparat elektroniskt?
Pappersfakturan får kastas om skanningen (överföringen) inte innebär risk för att uppgifterna i fakturan (räkenskapsinformationen) förändras eller försvinner.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Mer information om överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Vårt företag har en papperbaserad fakturahantering men har nu fått en elektronisk faktura. Hur länge måste vi spara den elektroniska fakturan?
Den elektroniska fakturan får skrivas ut (överföras) och sparas i pappersform. Om utskriften (överföringen) inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner får den elektroniska fakturan förstöras.
Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en elektronisk handling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Mer information om överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Vårt företag har fått en faktura i både pappersform och elektronisk form. Måste båda sparas?
Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara leverantörsfakturor i elektronisk form så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering. Du kan läsa mer i punkt 7.4 och kommentaren i BFN:s vägledning Bokföring.
Om företaget däremot först tar emot fakturan i pappersform och sedan skannar fakturan, är det en överföring enligt reglerna i bokföringslagen. Företaget tar då inte emot fakturan i olika form utan överför den till annan form. Pappersfakturan får kastas om överföringen inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.
Hur ska jag spara fakturor som jag skapar i datorn och skriver ut för att skicka till mina kunder?
Företaget måste ta ställning till vilken form och vilket format som är företagets presentationsform och presentationsformat för kundfakturorna. Kundfakturorna ska sparas i den form och i det format som företaget har valt att presentera dem i i sin bokföring. Det är inte i vilken form som kunden får fakturan som avgör hur företaget ska spara kundfakturorna.
Ett företag som både skapar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i det format de fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Om företaget skapar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform.
Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Måste jag spara mina följesedlar – eller räcker det att jag sparar fakturorna?
Det är inte möjligt att svara generellt på den frågan. Om en följesedel ska ingå i en verifikation, och därmed sparas, beror på vad fakturan respektive följesedeln innehåller för information. Läs mer i kapitel 5 i BFN:s vägledning Bokföring.
Vi är ett svenskt aktiebolag som är dotterföretag till ett danskt moderföretag. Kan det danska företaget sköta vår bokföring och arkiveringen av vår räkenskapsinformation?
Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket (eller för finansiella företag Finansinspektionen) var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket eller Tullverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.
Verifikationer i pappersform får däremot endast tillfälligt föras ut ur Sverige, till exempel för att bokföras, men måste i så fall återföras till Sverige så snart arbetet med den redovisningsperiod i vilken verifikationerna har bokförts är avslutat. Under vissa förutsättningar får verifikationerna förvaras utomlands under tre månader. För annan räkenskapsinformation i pappersform än verifikationer finns ingen möjlighet till förvaring utomlands.
Verifikationer i pappersform får även föras ut ur Sverige för att skannas (överföras). Efter överföringen behöver pappershandlingen inte återföras till Sverige utan får förstöras utomlands.
Mer information om arkivering utomlands finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Vårt företag skannar mottagna pappersfakturor utomlands. Måste pappersfakturorna skickas tillbaks till Sverige?
Pappersfakturor som skannas utomlands för att sparas elektroniskt behöver inte återföras till Sverige. Det gäller oavsett om företaget förstör fakturorna efter skanningen eller inte. Du kan läsa mer i punkt 8.5 A och kommentaren i BFN:s vägledning Bokföring.
Skanningen (överföringen) får inte innebära risk för att uppgifterna i verifikationen (räkenskapsinformationen) förändras eller försvinner. Enligt bokföringslagen (7 kap. 6 §) får en pappershandling förstöras endast om överföringen av räkenskapsinformationen, med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter, inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.
Mer information om tillfällig förvaring utomlands samt överföring och förstöring av räkenskapsinformation finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Vem är ansvarig för arkiveringen när ett företag överlåtits eller upphört?
Det beror på om det är en enskild firma, ett handelsbolag eller ett aktiebolag och på anledningen till att företaget upphört. Mer information finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
Innehållet på denna sida uppdaterades 2024-10-15
Sekretessöversikt
